Artikel

16APR2014

Proses Perencanaan Sistem

by admin

Sinkronisasi dan Integrasi
Siklus dan Lingkup Perencanaan
Perencanaan Arsitektur Informasi
Perencanaan Arsitektur Aplikasi
Perencanaan Arsitektur Infrastruktur Teknologi
Perencanaan Manajemen dan Organisasi
Perencanaan Pendekatan dan Roadmap Implementasi
Indikator Keberhasilan

Perencanaan Sistem merupakan proses yang ditujukan untuk menetapkan visi, arsitektur TIK dalam hubungannya dengan kebutuhan organisasi dan rencana realisasi atas implementasi visi dan arsitektur TIK tersebut. Rencana TIK yang telah disusun akan menjadi referensi bersama bagi seluruh satuan kerja dalam sebuah institusi atau referensi bersama beberapa institusi yang ingin mensinergikan inisiatif TIK-nya.

Sinkronisasi dan Integrasi

  1. Sinkronisasi dan integrasi perencanaan sistem dilakukan sejak di level internal institusi maupun hubungan antar institusi.
  2. Komite TIK institusi memberikan persetujuan akhir atas Rencana Induk TIK lima tahunan institusi, yang kemudian akan disahkan secara legal dan formal oleh eksekutif institusi.
  3. Dewan TIK Nasional melakukan review dan memberikan masukan atas perencanaan TIK departemen atau lembaga di tingkat pusat.
  4. Dewan TIK Nasional memberikan persetujuan akhir atas Rencana Flagship Nasional, yang kemudian akan disahkan secara legal dan formal oleh eksekutif pemerintahan.

Siklus dan Lingkup Perencanaan

  1. Setiap institusi pemerintahan memiliki Rencana Induk TIK lima tahunan yang akan menjadi dasar dalam pelaksanaan inisiatif TIK tahunan, dengan memperhatikan keselarasan dengan Rencana Flagship TIK Nasional.
  2. Setiap institusi pemerintahan minimal harus memiliki perencanaan atas komponen berikut ini:
    1. Arsitektur Informasi, yaitu model informasi organisasi yang mendefinisikan lingkup kebutuhan informasi yang dipetakan ke dalam proses bisnis organisasi terkait.
    2. Arsitektur Aplikasi, yaitu model aplikasi organisasi yang mendefinisikan lingkup aplikasi beserta persyaratan dan spesifikasi desain apa saja yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mengakomodasi seluruh level proses bisnis organisasi seperti: transaksional, operasional, pelaporan, analisa, monitoring dan perencanaan.
    3. Arsitektur Infrastruktur Teknologi, yaitu: topologi, konfigurasi, dan spesifikasi infrastruktur teknologi beserta pendekatan siklus hidupnya untuk memastikan infrastruktur teknologi yang digunakan organisasi selalu sesuai dengan kebutuhan.
    4. Organisasi dan Manajemen, yaitu struktur organisasi dan deskripsi peran, serta kebijakan dan prosedur untuk menjalankan seluruh proses dalam manajemen TIK.
    5. Pendekatan dan Roadmap Implementasi, yaitu pola pendekatan yang digunakan untuk memastikan implementasi seluruh arsitektur beserta organisasi dan manajemen, didukung oleh roadmap implementasi yang mendeskripsikan tahapan-tahapan target implementasi dalam sebuah durasi waktu tertentu.

      3. Komite TIK institusi dapat melakukan review kekinian dan kesesuaian Rencana Induk TIK institusi secara reguler.

Perencanaan Arsitektur Informasi

  1. Tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan arsitektur informasi adalah tersedianya satu referensi model informasi organisasi, yang akan menjadi rujukan seluruh desain software aplikasi di tahap selanjutnya, dalam rangka mengurangi tingkat redundansi informasi.
  2. Arsitektur informasi mencakup informasi terstruktur (data mart, database, database table, pertukaran data) dan informasi tidak terstruktur (gambar, video, file dokumen, dan sejenisnya).
  3. Penetapan arsitektur informasi mencakup penetapan klasifikasi ke dalam kelas-kelas data, pemetaan kepemilikan data, dan pendefinisian data dictionary, dan syntax rules.
  4. Arsitektur informasi juga menetapkan klasifikasi level keamanan data untuk setiap klasifikasi kelas data melalui penetapan kriteria yang tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Perencanaan Arsitektur Aplikasi

  1. Tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan arsitektur aplikasi adalah terealisasinya dukungan atas proses bisnis dimana setiap aplikasi selalu akan berkorelasi terhadap sebuah proses bisnis tertentu yang didukungnya.
  2. Arsitektur aplikasi memberikan peta tentang aplikasi yang dibutuhkan sesuai dengan karakteristik konteks organisasi dan manajemen.
  3. Secara umum kategorisasi dapat dilakukan atas:
    1. Pelayanan Publik – merupakan aplikasi yang dikhususkan untuk memberikan pelayanan kepada warga dan komunitas bisnis, baik layanan informasi, komunikasi maupun transaksi.
    2. Manajemen Internal – merupakan aplikasi yang dikhususkan untuk mengelola proses bisnis standar manajemen seperti keuangan, kepegawaian, pengelolaan aset, pengelolaan program kerja, monitoring kinerja, dan sejenisnya.
    3. Pendukung Manajemen – merupakan aplikasi yang sifatnya mendukung operasional manajemen sehingga proses-proses bisnis standar manajemen dan pelayanan publik dapat optimal, mencakup di antaranya fungsional informasi, komunikasi dan kolaborasi.
    4. Datawarehouse & Business Intelligence – merupakan aplikasi untuk mengelola laporan dan fasilitas analisa data multidimensional.

4. Efisiensi arsitektur teknis aplikasi ditempuh melalui pendekatan "One Stop Window" untuk setiap tipe pelanggan institusi pemerintah, terutama publik dan bisnis. Melalui pendekatan ini, publik hanya perlu mengakses satu sistem (menggunakan beragam delivery channel) untuk mendapatkan layanan TIK. Pendekatan ini terutama diimplementasikan untuk implementasi e-government di lembaga/LPND, propinsi dan kabupaten/kota.

Perencanaan Arsitektur Infrastruktur Teknologi

  1. Infrastruktur teknologi mencakup jaringan komunikasi, perangkat pemrosesan informasi (server, workstation dan peripheral pendukungnya), system software (sistem operasi, database RDBMS), dan media penyimpanan data.
  2. Perencanaan arsitektur infrastruktur teknologi diharapkan dapat mengutamakan mekanisme shared-services, fokus ini ditujukan untuk meningkatkan efisiensi belanja TIK. Mekanisme shared-services arsitektur teknis diimplementasikan atas aspek-aspek mberdaya berikut ini:
    1. Infrastruktur komunikasi: jaringan komputer/komunikasi, koneksi internet.
    2. Infrastruktur penyimpanan data (data center) dan/atau DRC (disaster recovery center)

Perencanaan Manajemen dan Organisasi

  1. Perencanaan organisasi mencakup identifikasi struktur organisasi pengelola yang akan melakukan operasional harian.
  2. Perencanaan manajemen mencakup pendefinisian prosedur teknis dengan prioritas pada domain:
    1. Realisasi Sistem
    2. Operasi Sistem
    3. Pemeliharaan Sistem

Perencanaan Pendekatan dan Roadmap Implementasi

  1. Setiap perencanaan sistem menyertakan skenario Project Governance untuk setiap proyek inisiatif TIK yang direncanakan, untuk memastikan proyek-proyek inisiatif TIK dapat diselesaikan tepat waktu, tepat sasaran, dan tepat anggaran;
  2. Setiap inisiatif yang direncanakan selalu menyertakan proyeksi waktu, kapan benefit yang diharapkan dapat terealisasi (benefit realization schedule);
  3. Setiap perencanaan sistem mempunyai roadmap implementasi yang didasarkan pada analisa kesenjangan arsitektur (informasi, aplikasi dan infrastruktur teknologi) serta kesenjangan manajemen dan organisasi;
  4. Roadmap implementasi terdiri dari portofolio program implementasi (yang dapat terdiri dari beberapa portofolio proyek untuk setiap programnya), penetapan peringkat prioritas portofolio proyek, dan pemetaan dalam domain waktu sesuai dengan durasi waktu yang ditargetkan; dan
  5. Penetapan peringkat prioritas portofolio proyek inisiatif TIK dilakukan setidaknya berdasarkan faktor level anggaran yang dibutuhkan, kompleksitas sistem, dan besar usaha yang diperlukan.

Indikator Keberhasilan

  1. Keselarasan Strategis
    1. Tingkat konsistensi dengan Rencana TIK Nasional
    2. Tingkat kontribusi tujuan TIK dalam mendukung tujuan organisasi secara umum, dalam perspektif desain
    3. Tingkat kepuasan pemangku kepentingan atas rencana TIK yang sudah disusun, dalam perspektif akomodasi kepentingan
    4. Tingkat kesesuaian proyek-proyek TIK yang sudah/sedang berjalan dibandingkan dengan yang direncanakan; kesahihan dasar pengambilan keputusan jika terjadi deviasi khususnya untuk proyek-proyek TIK yang kritikal/strategis

      2. Efisiensi Arsitektur Teknis

        Penurunan tingkat redundansi sistem akibat kurang optimalnya implementasi mekanisme shared-services arsitektur teknis.