Manajemen investasi TIK merupakan proses pengelolaan anggaran untuk keperluan investasi TIK, sesuai dengan mekanisme proyek inisiatif TIK yang telah ditetapkan sebelumnya dalam strategi TIK dan rencana implementasi. Realisasi investasi ini dilakukan melalui mekanisme penganggaran tahunan.
Pengelolaan investasi TIK dilakukan melalui mekanisme penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran institusi, seiring dengan bidang-bidang lainnya, sesuai dengan regulasi yang berlaku. Untuk level internal institusi, Komite TIK Institusi melakukan review dan persetujuan atas Rencana Kegiatan dan Anggaran TIK yang diajukan oleh Satuan Kerja Pengelola TIK atau Satuan Kerja Pemilik Proses Bisnis. Review dan persetujuan ini ditujukan untuk memastikan tidak adanya redundansi proyek TIK di tiap institusi.
Ada dua tipe pengeluaran yang bisa muncul dalam anggaran investasi TIK:
- Pengeluaran Operasi (Operational Expenditure = OpEx). Pengeluaran Operasi (OpEx) TIK adalah pengeluaran TIK dalam rangka menjaga tingkat dan kualitas layanan. Yang bisa dimasukkan dalam kriteria OpEx adalah antara lain biaya gaji & lembur, biaya sewa alat, biaya overhead, ATK dan lain-lain.2. Pengeluaran Modal (Capital Expenditure = CapEx).
2. Pengeluaran modal (CapEx) TIK adalah investasi dalam bentuk aset/infrastruktur TIK yang diperlukan untuk memberikan, memperluas dan/atau meningkatkan kualitas layanan publik. Nilai buku aset akan susut (depresiasi) selama umur ekonomisnya yang wajar (kecuali tanah). Yang termasuk CapEx antara lain: pembangunan/ pembelian jaringan, server & PC, perangkat lunak, bangunan, dan tanah.
Beberapa faktor yang bisa dipertimbangkan dalam pemilihan pola penganggaran CapEx dan OpEx dijelaskan berikut:
- Umur ekonomis sumber daya TIK
- Pengeluaran TIK yang mempunyai umur ekonomis lebih dari satu tahun bisa dipertimbangkan untuk menggunakan CapEx.
- Ketersediaan anggaran
- Jika institusi mempunyai anggaran TIK yang terbatas sebaiknya menggunakan pola OpEx (misal sewa atau outsourcing) karena cenderung lebih murah dibanding beli atau buat sendiri.
- Tingkat kecepatan keusangan (obsoleteness)
- Untuk teknologi yang cepat usang dengan tingkat kembalian yang yang tidak jelas atau berjangka panjang maka sebaiknya menggunakan pola OpEx.
- Nilai strategis TIK
- Sumber daya TIK yang bernilai strategis tinggi (kerahasiaan, nilai ekonomi, kedaulatan negara, dan hal lain yang sejenis) sebaiknya menggunakan pola CapEx.
- Karakteristik Proyek (skala, resiko, dll)
- Proyek TIK dengan skala (magnitude) besar biasanya juga punya resiko besar. Resiko yang besar bisa diminimalkan dengan menggunakan pola OpEx. Dengan OpEx, biaya dan resiko menjadi lebih terukur (bulanan atau tahunan).
- Urgensi
- Sumber daya TIK yang dibutuhkan ketersediaannya dalam waktu singkat bisa menggunakan OpEx, misal dengan cara sewa atau outsourcing.
- Ketersediaan Pemasok
- Keberadaan pemasok (vendor) menjadi hal yang harus dipertimbangkan karena CapEx atau OpEx bisa tergantung dari ada tidaknya pemasok.
- Ketersediaan Sumber Daya
- Sumber daya manusia TIK yang ada di dalam institusi bisa menentukan pola yang akan digunakan. Jika institusi tidak memiliki SDM TIK yang memadai maka OpEx (sewa atau outsourcing) bisa jadi pilihan.
- Capital Budgeting
- Pembuatan keputusan belanja/investasi TIK sebaiknya menggunakan perhitungan capital budgeting antara lain, Internal Rate of Return (IRR), Net Present Value (NPV), Payback Period, Cost-Benefit Ratio, dan Return on Investment (RoI).
- Visi dan Misi Institusi.
- Keputusan investasi TIK bisa sangat dipengaruhi oleh visi dan misi institusi. Sebelum membuat keputusan investasi TIK sebaiknya merujuk ke visi dan misi institusi untuk mengevaluasi relevansinya.
Indikator keberhasilan manajemen investasi antara lain:
- Digunakannya sumber-sumber pendanaan yang efisien.
- Kesesuaian realisasi penyerapan anggaran TIK dengan realisasi pekerjaan yang direncanakan.
- Diperolehnya sumber daya TIK yang berkualitas dengan melalui proses investasi TIK yang efisien, cepat, bersih dan transparan.
